Vedtægter

Vedtægter for Den selvejende institution Skovbohallerne.

 

§ 1 Institutionens navn.

Stk. 1 Institutionens navn er "Den selvejende institution Skovbohallerne" (Skovbohallerne).

Stk. 2 Skovbohallernes hjemsted er Køge kommune.

Stk. 3 CVR-nummer er 42310611

 

§ 2 Formål.

Skovbohallernes formål er at eje, udleje og varetage driften af idrætshaller til fremme af idræt og kulturelle aktiviteter samt i mindre omfang udlejning af hallerne til private formål
 

§ 3 Hæftelse.

Institutionen hæfter alene med sin formue.
 

§ 4 Medlemmer.

Stk. 1 Som medlemmer af institutionen, kan efter ansøgning, optages enhver idrætsforening, som er hjemmehørende i Køge kommune, når foreningen enten er medlem af DIF eller af DGI og godkendt af Køge kommune efter de til enhver tid gældende regler for tildeling af lokaler med tilskud.

Stk. 2 Enhver optagelse af medlemmer skal godkendes af en generalforsamling.

 

§5 Generalforsamlingsdelegerede.

Stk. 1 Enhver forening, som er medlem af institutionen, er berettiget til blandt sine aktive medlemmer at give møde på Skovbohallernes generalforsamling med en person for hver påbegyndt 50 aktive medlemmer i foreningen.

Stk 2 Hver forening meddeler medlemstallet til formanden hvert år senest den 1. marts.

 

§6 Generalforsamlingen.

Stk. 1 Generalforsamlingen er Skovbohallernes højeste myndighed.

Stk. 2 Generalforsamlingen afholdes i Køge kommune, medmindre generalforsamlingen afholdes efter reglen i § 7 om digital generalforsamling, én gang årligt inden den 1. maj.

Stk. 3 Indkaldelse til generalforsamlingen sker med mindst én måneds skriftlig varsel til enhver formand for enhver forening, som er medlem af institutionen. Datoen for generalforsamlingen bekendtgøres samtidig ved opslag i hallerne.

Stk. 4 På generalforsamlingen kan Skovbohallernes medlemmer give møde med de i § 5 anførte delegerede. Herudover har Skovbohallernes bestyrelse og ansatte adgang til generalforsamlingen.

Stk. 5 Stemmeberettigede på generalforsamlingen er enhver generalforsamlingsdelegeret, jf. § 5, samt bestyrelsen.

Stk. 6 Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Stk. 7 Dagsordenen for generalforsamlingen skal indeholde mindst følgende punkter:

1.  Valg af stemmetællere.
2.  Valg af dirigent.
3.  Orientering om antal generalforsamlingsdelegerede.
4.  Bestyrelsens beretning til orientering.
5.  Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse.
6.  Forlæggelse af et af bestyrelsen udarbejdet budget for det kommende år.
7.  Indkomne forslag.
8.  Valg af formand og kasserer.
9.  Valg af to kritiske revisorer samt 1 revisorsuppleant.
10.  Orientering om foreningernes udpegede bestyrelsesmedlemmer.
11.  Eventuelt.

Stk. 8 Forslag skal for at blive behandlet på generalforsamlingen, være Skovbohallernes formand i hænde senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse.

Stk. 9 Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen beslutter det, Ekstraordinær generalforsamling skal i øvrigt indkaldes af bestyrelsen, når mindst halvdelen af Skovbohallernes medlemsforeninger skriftligt anmoder herom med begrundelse for, hvorfor der ønskes indkaldt til ekstraordinær generalforsamling. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling finder sted som til den ordinære generalforsamling.

 

§ 7 Digital generalforsamling

Stk. 1 Bestyrelsen kan beslutte, at der udelukkende afholdes en digital generalforsamling.

Stk. 2 Beslutning efter stk. 1 kan alene træffes, hvis en fysisk generalforsamling ikke kan afholdes som følge af force majeure, herunder ved myndighedspå-/forbud.

Stk 3 Bestyrelsen fastsætter de nærmere krav til de digitale systemer og medier, der skal anvendes i forbindelse med den digitale generalforsamling efter stk. 1. Bestyrelsen skal ved en digital generalforsamling sikre, at generalforsamlingen afvikles på betryggende vis, herunder at vedtægternes øvrige bestemmelser om generalforsamlinges afvikling iagttages. Det anvendte system skal være indrettet på en sådan måde, at der sikres betryggende deltagelse og afvikling under hensyntagen til medlemmernes ret til at ytre sig og stemme på generalforsamlingen.

Stk. 4 Bestyrelsen skal gøre foreningernes medlemmer bekendt med, at der afholdes en digital generalforsamling i forbindelse med indkaldelsen til generalforsamlingen.

Stk. 5 Bestyrelsen skal oplyse foreningernes medlemmer om, hvordan digitale systemer skal anvendes i forbindelse med generalforsamlingen. Foreningens medlemmer skal ligeledes oplyses om, hvordan de tilmelder sig den digitale generalforsamling, og hvordan de kan finde oplysninger om fremgansmåden ved generalforsamlingen.

Stk. 6 Det digitale system skal på pålidelig måde kunne fastslå, hvem der deltager i generalforsamlingen, således at der undgås uvedkommendes deltagelse. Systemet skal ligeledes sikre muligheden for hemmelig afstemning.

 

§ 8 Skovbohallernes ledelse.

Stk. 1 Skovbohallerne ledes af en bestyrelse, som udpeges således:

1. Valgt på generalforsamlingen: a) Formand, der vælges på lige årstal. b) Kasserer, der vælges på ulige årstal.

2.  Udpegede af Køge byråd: 2 medlemmer der tiltræder bestyrelsen.

3.  Udpeget af medlemsforeningerne: Hver medlemsforening udpeger ét medlem. Dette medlem skal være myndigt.

Stk. 2 De under 1. og 3. nævnte medlemmer udpeges for en periode på to år, regnet fra den ordinære generalforsamling. De under 2. nævnte medlemmer udpeges frem til udløb af Køge Byråds næste valgperiode.

Stk. 3 Blandt de af medlemsforeningerne udpegede bestyrelsesmedlemmer konstituerer bestyrelsen sig selv, med en næstformand og en sekretær.

Stk. 4 Bestyrelsen nedsætter et Forretningsudvalg, der består af: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt eventuelt yderligere et medlem. Forretningsudvalget forestår sammen med halinspektøren den daglige ledelse af Skovbohallerne.

Stk. 5 Skulle formand og/eller kasserer afgå i utide, udpeger bestyrelsen selv en efterfølgere indtil nyvalg kan finde sted på næste
ordinære generalforsamling.

Stk. 6 Bestyrelsen og forretningsudvalget træffer beslutninger ved almindelig stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Stk. 7 Bestyrelsen og forretningsudvalget er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er tilstede.

Stk. 8 Formanden indkalder til bestyrelsesmøde og forretningsudvalgsmøde, når denne skønner, at der er behov herfor, eller når mindst fire bestyrelsesmedlemmer henholdsvis to forretningsudvalgsmedlemmer ønsker det.

Stk. 9 Der føres referat af bestyrelsesmøder og forretningsudvalgsmøder, som sendes til bestyrelsens medlemmer og godkendes på næste møde.

 

§ 9 Tegningsret

Stk. 1 Skovbohallerne tegnes af bestyrelsens formand og halinspektøren i forening eller af en af disse i forening med kassereren.

Stk. 2 Bestyrelsen kan meddele prokura til forretningsudvalget til at forestå den daglige virksomhed og til de hertil hørende økonomiske dispotioner. Forretningsudvalget kan inden for den af bestyrelsen tildelte ramme meddele prokura til halinspektøren.

Stk. 3 Ved køb, salg, pantsætning eller lignende dispotioner over Skovbohallernes faste ejendomme kræves underskrift/signering af alle bestyrelsens medlemmer.

 

§ 10 Regnskab

Stk. 1 Bestyrelsen er ansvarlig for, at der hvert år, i overensstemmelse med gældende regler, udarbejdes en retvisende årsrapport, som i overensstemmelse med gældende regler og krav for Køge Kommune, revideres af en af bestyrelsen valgt revisor.

Stk. 2 Regnskabet revideres desuden af 2 kritiske revisorer, der blandt andet udfører bilagsrevision. Revisorerne vælges for 1 år ad gangen, jf. § 6 stk. 7 nr. 9.

Stk. 3 Regnskabet sendes til Køge Kommune til orientering.
Bestyrelsen udarbejder forslag til generalforsamlingen om anvendelse af eventuelt overskud
eller inddækning af eventuelt underskud.

 

§ 11  Budget.

Stk. 1 Bestyrelsen udarbejder et årligt budget, der følger regnskabsåret.

Stk. 2 Ved forventning om kritisk likviditet samt i situationer som kræver ekstraordinært lånoptag, orienterer Skovbohallerne Køge Kommune snarest muligt.

 

§ 12 Ændring af Skovbohallernes vedtægter

Stk. 1 Til ændring af vedtægterne kræves, at et flertal på 3/4 af de fremmødte generalforsamlingsdelegerede stemmer for forslaget.

Stk. 2 Såfremt foreslaget opnår flertal, men ikke opnår 3/4 af de nødvendige stemmer, skal bestyrelsen indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, hvor ændringen vedtages ved almindeligt flertal blandt de fremmødte generalforsamlingsdelegerede.

Stk. 3 Vedtægtsændringer skal godkendes af Køge Kommune.

 

§ 13.  Salg, opløsning og likvidation

Stk. 1 I forbindelse med salg, opløsning og likvidation søger Skovbohallerne rådgivning hos Køge Kommune.

Stk. 2 Indkaldelse til møde om opløsning af Skovbohallerne sker efter bestemmelserne i § 6.

Stk. 3 Til vedtagelse af Skovbohallernes opløsning kræves, at et flertal på 3/4 af de fremmødte generalforsamlingsdelegerede stemmer for forslaget på 2 møder, der afholdes med mindst 14 dages mellemrum.

Stk. 4 Såfremt det i overensstemmelse med stk. 3 er besluttet at opløse Skovbohallerne, skal bestyrelsen tilbyde Køge Kommune at overtage alle aktiver mod at kommunen afvikler eller overtager Skovbohallernes gældsforpligtelser.

Stk. 5 Såfremt Køge Kommune ikke inden 4 måneder fra modtagelsen af tilbuddet har accepteret dette, nedsættes et udvalg på 3 medlemmer. Til udvalget udpeger bestyrelsen et medlem, Køge Byråd et medlem og disse to i forening det tredje medlem, som skal være advokat. Udvalget træffer selv bestemmelse om, hvilken
statsautoriseret revisor, der herudover skal medvirke.

Stk. 6 Udvalget skal sikre:

- at Skovbohallernes gæld afvikles.

- at eventuelle overskydende midler anvendes efter herom truffet beslutning i byrådet, samt

- at alle Skovbohallernes tilhørende dokumenter, protokoller, bilag m.v. overdrages til Køge Kommune.

 

Således vedtaget på ordinær generalforsamling den 21. April 2022.

 

Søren Jensen        /        Henning Simon

Formand                         Dirigent

 

Underskrevet af alle bestyrelsesmedlemmer. De underskrevne vedtægter ligger på Betterboard, som Skovbohallernes bestyrelse benytter til deres dokumenter.